Enregistrer une facture reçue
- 1
Ouvrez le formulaire
Depuis « Achats › Factures / Frais », cliquez sur « Nouvel achat ».
- 2
Déposez le document : les champs se remplissent seuls
Glissez le PDF ou la photo : Barty lit le numéro, les dates et les montants. Relisez puis corrigez si besoin — les champs restent modifiables, et ceux dont la lecture est incertaine portent un repère « À vérifier ».
- 3
Indiquez l'émetteur
Tapez le nom de qui a émis le document. S'il correspond à un fournisseur enregistré, l'achat devient une facture fournisseur, avec une échéance à suivre. Sinon c'est un frais payé sur le moment, et vous choisissez sa catégorie.
- 4
Rattachez un chantier (facultatif)
Pour suivre les dépenses par projet. Un abonnement téléphonique ne concerne aucun chantier en particulier — laissez le champ vide.
- 5
Enregistrez
Une facture fournisseur est créée au statut « Reçue » ; un frais, déjà réglé au comptoir, en « Payée ».
Astuce : Vous pouvez pré-remplir une facture à partir d'un ou plusieurs bons de commande : les lignes et les totaux sont repris automatiquement pour éviter la ressaisie.
Important : La précision dépend du document. Une facture Factur-X (le format obligatoire entre entreprises depuis septembre 2026) est lue exactement, lignes comprises. Un PDF classique est lu au mieux. Une photopasse par la reconnaissance de caractères, ce qui est moins fiable : vérifiez systématiquement les montants. Dans tous les cas, les champs incertains portent un repère « À vérifier », et si les trois totaux ne s'accordent pas, Barty affiche la valeur attendue sous chacun.
Suivre le règlement
Une facture fournisseur suit ces statuts :
- 1
Reçue
Statut par défaut à la création — la facture est enregistrée, en attente de règlement.
- 2
Payée
Marquez « Payée » une fois le paiement effectué. La date de règlement est enregistrée.
- 3
Contestée
Signalez une facture en litige avec le fournisseur.
- 4
Annulée
Pour une facture qui ne doit plus être suivie.
Important : Une facture « Reçue » dont la date d'échéance est dépassée est signalée « En retard » (repère rouge) — pour ne jamais laisser filer un paiement.
Rapprocher d'un bon de commande
- 1
Attacher un ou plusieurs BC
Reliez la facture aux bons de commande correspondants. Une facture peut couvrir plusieurs BC (livraison consolidée).
- 2
Chantier automatique
Si un BC lié est rattaché à un chantier, la facture en hérite automatiquement.
- 3
Vue fournisseur
Toutes les factures d'un fournisseur apparaissent sur sa fiche, avec un repère couleur selon leur statut.
Filtrer et prioriser
La liste se filtre pour vous concentrer sur l'essentiel :
- 1
À payer
Les factures reçues non encore réglées — votre file d'attente de paiements.
- 2
Payées / Contestées / Annulées
Retrouvez l'historique par statut.
- 3
Repère visuel
Chaque ligne est teintée selon son état (payée, en retard, contestée) pour un balayage rapide.
Enregistrer un frais (carburant, repas, péage)
Toutes vos dépenses ne viennent pas d'un fournisseur. Un plein de gasoil, un repas de chantier, un péage ou une boîte de vis payée en caisse n'ont pas de facture fournisseur — mais ce sont des charges déductibles qui doivent remonter à votre comptable.
- 1
Photographiez le ticket
Le justificatif est la pièce qui compte : sans lui, la charge n'est pas défendable en cas de contrôle. Une photo prise sur place suffit, et Barty y lit les montants.
- 2
Nommez le commerçant
Total, Leroy Merlin, un péage, un restaurant… Tant que ce nom ne correspond pas à un fournisseur enregistré, l'achat reste un frais. Rien d'autre à basculer.
- 3
Vérifiez la catégorie
Barty la devine quand il reconnaît l'enseigne, et la marque « À vérifier » dans tous les cas — c'est elle qui détermine le compte comptable de vos exports, donc elle mérite un coup d'œil. Une vingtaine de catégories, du carburant au téléphone en passant par la déchetterie.
- 4
Contrôlez les montants
Total HT, TVA et TTC tels qu'ils figurent sur le ticket. Pas de lignes à détailler.
- 5
Rattachez un chantier (facultatif)
Le péage pour aller sur un chantier précis peut lui être imputé. Un abonnement téléphonique, non — laissez le champ vide.
Astuce : Un frais rattaché à un chantier apparaît sur sa rentabilité comme Frais de chantier, sur une ligne distincte des fournitures. Les deux ne sont pas mélangés : un plein de gasoil n'est pas un coût de fourniture.
Important : Saisissez la TVA telle qu'elle figure sur le ticket. Barty ne calcule pas les limitations de récupération — l'essence d'un véhicule de tourisme n'est déductible qu'à 80 %, et certains frais ne le sont pas du tout. C'est votre comptable qui applique ces règles.
Questions fréquentes
Dois-je saisir les lignes ou juste les totaux ?
Les deux sont possibles. Saisissez le total HT / TVA / TTC pour un enregistrement rapide, ou détaillez les lignes si vous souhaitez un suivi par fourniture.
Comment relier une facture à un achat ?
Attachez le ou les bons de commande concernés. Vous pouvez aussi partir directement d'un bon de commande pour pré-remplir la facture.
Comment sont calculées les échéances ?
Vous saisissez la date d'échéance de la facture. Le délai de paiement enregistré sur la fiche du fournisseur vous sert de repère. Toute facture reçue dépassant son échéance est marquée « En retard ».
Puis-je joindre le PDF de la facture ?
Oui. L'ajout du document d'origine est recommandé pour conserver une trace de la facture reçue.
Quelle différence entre une facture fournisseur et un frais ?
Une facture fournisseur vient d'un compte ouvert chez un fournisseur et se règle à échéance : elle est relancée tant qu'elle n'est pas payée. Un frais est payé sur le moment (carburant, repas, péage) et n'a donc ni fournisseur ni échéance à suivre. Vous n'avez rien à choisir : c'est le nom que vous tapez dans « Émetteur » qui décide. S'il correspond à un fournisseur enregistré, c'est une facture ; sinon, un frais.
Pourquoi dois-je choisir une catégorie sur un frais ?
Elle détermine le compte comptable de l'export : carburant, repas et péage ne se comptabilisent pas sur le même compte. Sans catégorie, votre comptable devrait reventiler chaque ligne à la main.
Mes frais sont-ils relancés comme les factures ?
Non. Un frais est déjà payé, il n'a pas d'échéance : il n'apparaît ni dans « À payer » comme un impayé, ni dans les rappels de factures en retard.
Un collaborateur peut-il saisir ses frais ?
Oui, c'est prévu pour : la personne qui fait le plein est celle qui est sur la route. Un collaborateur ne voit que les frais qu'il a lui-même enregistrés, et n'a pas accès aux factures fournisseurs de l'entreprise.
Les frais comptent-ils dans mes achats ?
Ils sont suivis séparément : la page Comptabilité affiche « Achats HT » et « Frais HT » sur deux indicateurs distincts. La TVA déductible, elle, les regroupe — c'est bien de la TVA que vous récupérez dans les deux cas.