Documentation

Suivre vos factures fournisseurs

Enregistrez les factures que vous recevez, suivez leurs échéances et leur règlement, et rapprochez-les de vos bons de commande.

Enregistrer une facture reçue

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    Ouvrez le formulaire

    Depuis « Achats › Factures fournisseurs », cliquez sur « Importer une facture ».

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    Choisissez le fournisseur

    Sélectionnez le fournisseur émetteur. Rattachez éventuellement un chantier pour suivre les dépenses par projet.

  3. 3

    Renseignez les informations

    N° de facture, date d'émission et date d'échéance. Indiquez les montants (total HT, TVA, TTC) ou détaillez les lignes.

  4. 4

    Joignez le document

    Ajoutez le PDF ou la photo de la facture reçue (facultatif mais recommandé pour la conservation).

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    Enregistrez

    La facture est créée au statut « Reçue ».

Astuce : Vous pouvez pré-remplir une facture à partir d'un ou plusieurs bons de commande : les lignes et les totaux sont repris automatiquement pour éviter la ressaisie.

Suivre le règlement

Une facture fournisseur suit ces statuts :

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    Reçue

    Statut par défaut à la création — la facture est enregistrée, en attente de règlement.

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    Payée

    Marquez « Payée » une fois le paiement effectué. La date de règlement est enregistrée.

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    Contestée

    Signalez une facture en litige avec le fournisseur.

  4. 4

    Annulée

    Pour une facture qui ne doit plus être suivie.

Important : Une facture « Reçue » dont la date d'échéance est dépassée est signalée « En retard » (repère rouge) — pour ne jamais laisser filer un paiement.

Rapprocher d'un bon de commande

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    Attacher un ou plusieurs BC

    Reliez la facture aux bons de commande correspondants. Une facture peut couvrir plusieurs BC (livraison consolidée).

  2. 2

    Chantier automatique

    Si un BC lié est rattaché à un chantier, la facture en hérite automatiquement.

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    Vue fournisseur

    Toutes les factures d'un fournisseur apparaissent sur sa fiche, avec un repère couleur selon leur statut.

Filtrer et prioriser

La liste se filtre pour vous concentrer sur l'essentiel :

  1. 1

    À payer

    Les factures reçues non encore réglées — votre file d'attente de paiements.

  2. 2

    Payées / Contestées / Annulées

    Retrouvez l'historique par statut.

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    Repère visuel

    Chaque ligne est teintée selon son état (payée, en retard, contestée) pour un balayage rapide.

Questions fréquentes

Dois-je saisir les lignes ou juste les totaux ?

Les deux sont possibles. Saisissez le total HT / TVA / TTC pour un enregistrement rapide, ou détaillez les lignes si vous souhaitez un suivi par matériau.

Comment relier une facture à un achat ?

Attachez le ou les bons de commande concernés. Vous pouvez aussi partir directement d'un bon de commande pour pré-remplir la facture.

Comment sont calculées les échéances ?

Vous saisissez la date d'échéance de la facture. Le délai de paiement enregistré sur la fiche du fournisseur vous sert de repère. Toute facture reçue dépassant son échéance est marquée « En retard ».

Puis-je joindre le PDF de la facture ?

Oui. L'ajout du document d'origine est recommandé pour conserver une trace de la facture reçue.