Comment ça marche pour le client
Le client accède à votre profil public et suit un parcours simple pour demander un rendez-vous.
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Choix de la prestation
Le client sélectionne le type de prestation souhaité parmi les services que vous avez configurés.
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Choix du créneau
Il consulte vos créneaux disponibles et sélectionne la date et le créneau qui lui conviennent.
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Renseignement des informations
Le client indique son nom, email, téléphone, adresse du projet et une description de son besoin.
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Demande envoyée
La demande de rendez-vous vous est envoyée. Le client reçoit un email de confirmation de sa demande.
Astuce : Le client peut ensuite reprogrammer ou annuler son rendez-vous depuis le lien reçu par email. Quand il reprogramme, son créneau actuel reste repéré dans le calendrier par la mention « Créneau actuel » : il voit tout de suite ce qu'il est en train de déplacer.
Quels créneaux vos clients voient-ils ?
Un créneau n'est proposé que si vous pouvez réellement l'honorer. Cinq règles s'appliquent, dans cet ordre :
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Vos horaires d'ouverture
Un jour fermé, ou une heure hors de vos horaires, n'apparaît jamais. La pause déjeuner est exclue de la même façon.
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Vos absences
Les indisponibilités que vous avez saisies retirent les créneaux concernés, et une absence à la journée ferme la journée entière.
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Vos rendez-vous déjà pris
Un créneau occupé est bloqué sur TOUTE sa durée. Sur un créneau de 2 h contenant une intervention d'1 h, la seconde moitié reste bloquée : c'est la plage que votre client a vue en réservant.
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Le temps de route
Une demi-heure est réservée entre deux interventions. Un client ne peut donc pas prendre le créneau qui suit immédiatement un autre — vous auriez eu zéro minute pour vous déplacer.
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Votre fenêtre de réservation
Un client ne peut réserver ni trop tard, ni trop loin. « Au plus tôt » fixe le nombre d'heures minimum entre le moment où il réserve et le début du rendez-vous (2 heures par défaut, 0 pour accepter les réservations immédiates). « Au plus tard » fixe jusqu'à combien de jours à l'avance il peut réserver (60 jours par défaut).
Astuce : La fenêtre de réservation se règle dans Paramètres → « Rendez-vous en ligne », rubrique « Fenêtre de réservation ». Le délai « Au plus tôt » se compte jusqu'au rendez-vous : avec 3 heures, un client qui réserve à 9h ne peut pas choisir un créneau avant 12h.
Astuce : Le temps de route est une moyenne de 30 minutes, pas un itinéraire réel : au moment où un créneau est proposé, le client n'a pas encore saisi son adresse.
Important : Les rendez-vous que vous fixez vous-même à une heure précise échappent à la règle du temps de route. Vous connaissez votre tournée : si vous enchaînez deux interventions dans le même immeuble, rien ne vous en empêche.
Une journée affiche « Tous les créneaux sont pris », est-ce normal ?
Oui : la journée est ouverte, mais vos rendez-vous et les temps de route la remplissent entièrement. C'est différent d'un jour de fermeture, qui s'affiche « Fermé » et reste grisé.
Pourquoi le créneau juste après un rendez-vous n'est-il plus proposé ?
Parce qu'il ne vous laissait aucun temps de déplacement. Le créneau suivant, lui, reste disponible.
J'ai moins de créneaux affichés qu'avant, pourquoi ?
Les créneaux qui disparaissent sont ceux que vous n'auriez pas pu honorer : soit ils chevauchaient un rendez-vous existant, soit ils ne laissaient pas le temps de vous déplacer.
Gérer les demandes de rendez-vous
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Page « Demandes en attente »
Accédez à « Demandes en attente » dans le menu latéral. Toutes les demandes de réservation y sont listées.
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Consultez les détails
Pour chaque demande, vous voyez le nom du client, la prestation, la date souhaitée et la description du besoin.
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Acceptez ou refusez
Cliquez sur « Accepter » pour confirmer le rendez-vous, ou « Refuser » en indiquant un motif optionnel.
Important : Une demande en attente ne bloque pas le créneau : tant que vous ne l'avez pas acceptée, un autre client peut demander le même horaire. Traitez vos demandes rapidement.
Les demandes restées sans réponse
Une demande oubliée, c'est un client qui garde sa journée libre pour une visite qui n'aura pas lieu. Barty vous relance, puis prévient le client si rien ne bouge.
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Un rappel pour vous
Si la demande attend toujours votre réponse, vous recevez un rappel « Demande en attente » avec le nom du client et le créneau demandé. Il arrive avant le rendez-vous en vous laissant le temps de réagir : à mi-chemin pour une demande proche, la veille pour une demande à quelques jours, et au bout de trois jours sans réponse pour une demande lointaine. Un clic ouvre directement la demande.
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Le client est prévenu une heure avant
Si le créneau approche sans réponse de votre part, le client reçoit un email environ une heure avant : le rendez-vous n'aura pas lieu, inutile de vous attendre. L'email lui propose un lien pour choisir un autre créneau et rappelle vos coordonnées.
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La demande expire
Une fois le créneau passé, la demande sort de vos « Demandes en attente ». Aucun autre message n'est envoyé au client.
Astuce : Une demande déposée moins d'une heure avant le créneau ne déclenche pas de rappel : vous venez tout juste de la recevoir.
Que se passe-t-il après acceptation ?
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Projet créé automatiquement
Un nouveau projet est créé avec les informations du client et la prestation demandée.
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Rendez-vous planifié
Le rendez-vous est ajouté à votre agenda sur le créneau réservé par le client.
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Client notifié
Le client reçoit un email de confirmation avec les détails du rendez-vous (date, heure, adresse).
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Client ajouté
Si le client n'existait pas dans votre base, il est créé automatiquement avec les informations fournies lors de la réservation.
Astuce : Depuis le projet créé, vous pouvez directement rédiger un devis pour le client.
Notifications et suivi
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Email à chaque demande
Vous recevez un email dès qu'un client soumet une demande de réservation.
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Badge dans le menu
Le nombre de demandes en attente est affiché dans le menu latéral pour ne rien manquer.
Questions fréquentes
Puis-je désactiver les réservations en ligne ?
Oui, dans « Paramètres » → « Disponibilités », désactivez l'option de prise de rendez-vous. Votre profil reste visible mais sans formulaire de réservation.
Le client peut-il annuler son rendez-vous ?
Oui, depuis le lien reçu par email, avec les boutons « Reprogrammer » et « Annuler le rendez-vous ». Vous êtes prévenu dans les deux cas. De votre côté, l'annulation se fait depuis votre agenda.
Que voit le client si je refuse sa demande ?
Le client reçoit un email l'informant que sa demande n'a pas été retenue, avec le motif si vous en avez indiqué un.